Ontmoetingen die je meer opleveren dan je denkt

Werkzaamheden met onderzoeksapparatuur vragen van medewerkers veel concentratie. Onderzoekers in cleanrooms en laboratoria werken daarom graag ongestoord door aan R&D-onderzoek en de ontwikkeling van technologische innovaties. Daardoor nemen zij niet zo snel een pauze met andere collega’s. Ook al bestaat een werkdag uit logische momenten om dat wel te doen. 

Een voorbeeld van zo’n moment is de wachttijd tijdens de onderzoeksactiviteiten. Vaak duurt het even voordat de uitkomst van een proef klaar is. Medewerkers gebruiken die tijd vaak voor het maken van rapportages bij hun computerscherm. Dat lijkt efficiënt. Maar ontmoetingen met collega’s kunnen op dat moment ook bijdragen aan de prestaties van medewerkers. Vaak meer dan je denkt. Dat weten wij uit onze ervaring met R&D-projecten, zoals de ontwikkeling van laboratoria en cleanrooms. Het gebouw moet dan aan een aantal voorwaarden voldoen. 

Hoe informele ontmoetingsplekken medewerkers beïnvloeden 

Meer synergie

Een gebouwontwerp kan het gedrag van medewerkers en de sociale innovatie beïnvloeden. Dat gebeurt op onbewust niveau. Ontmoetingsplekken spelen hierin een belangrijke rol, ook binnen laboratoria en cleanrooms. De gedragspsychologie heeft daarvoor een specifieke term; ‘nudging’.

De kans op spontane contacten tussen medewerkers neemt toe dankzij deze plekken voor ontmoeting. Informele ontmoetingen zijn goed voor de kennisuitwisseling, synergie en het welzijn van medewerkers. Investeren in nieuwe manieren van ontmoeting versterkt ook de multidisciplinaire samenwerking tussen medewerkers en afdelingen.  

Meer technologische innovatie 

Informele ontmoetingsmomenten kunnen tot technologische innovaties leiden. Dat gebeurde twee Amerikaanse onderzoekers (Dr. Weissman en Dr. Kariko) van een kennisinstituut uit Pennsylvania. Tijdens een gesprek bij een kopieerapparaat ontstond een informele uitwisseling van mRNA-onderzoekskennis. De bedrijven Moderna en Pfizer- BioNTech kwamen dit wetenschappelijk onderzoek op het spoor. Dat zorgde voor een doorbraak in de zoektocht naar het covid-vaccin.

‘Zachte’ gebouwprestaties

Ruimte maken

Vaak staan gebouwprestaties in het teken van efficiënte onderzoeks- en productieprocessen. Wij zien dat sommige R&D-omgevingen minder rekening houden met extra ruimtes voor informele- en spontane ontmoeting. De aanname is dat die ruimtes medewerkers van hun werk kunnen afleiden. Terwijl nieuwe organisatievormen met informele ontmoetingsplekken juist bijdragen aan optimale prestaties van medewerkers.

Strategische plekken kiezen

De ruimtelijke positionering van ontmoetingsplekken is belangrijk voor een effectief gebouwontwerp. Bij voorkeur is dat op een centrale- en strategische plek in het gebouw. Dat kan in het hart van het R&D-gebouw zijn of tussen twee verdiepingen in (verbindingszones). 

Loopafstanden kort houden

De beste optie voor ontmoetingsplekken is langs de looproute van een lab of cleanroom naar de werkplekken met bureauschermen. Andere plekken zijn ook mogelijk. Als de looplijnen maar kort blijven. Dat stimuleert medewerkers om in beweging te komen. Wij passen die aanpak in gebouwen standaard toe, waaronder ASML en Wacker.

Uitnodigende sfeer

Vaak is het koffiezetapparaat op de afdeling de belangrijkste plek voor een pauzemoment. De kans op ontmoeting met collega’s van andere afdelingen blijft dan laag.  Zo’n plek is meestal ook niet heel uitnodigend. Daarom is het belangrijk om nieuwe manieren van ontmoeting te creëren met aparte ruimtes, zoals een werkcafé met een coffee corner en aantrekkelijke zitplekken. Dat zorgt voor een huiskamersfeer. Zo’n werkomgeving past ook goed bij nieuwe organisatievormen voor research and development. Dat stimuleert en inspireert medewerkers om elkaar op te zoeken, zoals het SABIC Technology Center laat zien.

Het belang van een integraal ontwerp

Zachte- en harde aspecten

Bij het ontwerp is het belangrijk om met alle aspecten van onderzoek en ontwikkeling rekening te houden. De harde aspecten in R&D-projecten bestaan uit de onderzoeks- en productieprocessen. De zachte aspecten zorgen voor een inspirerende werkomgeving en de gezondheid of het welzijn van medewerkers. Samen zorgen ze voor een toekomstbestendig gebouw. Dat heeft een bijkomend voordeel. Deze werkomgeving is aantrekkelijk voor ‘young professionals’. Dat kan de werving van jong talent of andere nieuwe medewerkers stimuleren. 

Methodiek voor integraal ontwerpen 

Bij de start van het ontwerp is het goed om alle harde- en zachte gebouwprestaties te inventariseren. Broekbakema gebruikt bij R&D-projecten een eigen methodiek. In de ontwerpfase zorgt de methodiek voor een balans tussen vier gebouwfuncties. In het Programma van Eisen leidt dat tot een onderscheid tussen:

• De onderzoeksruimtes, zoals labs- of cleanrooms
• Werkplekken met bureaus
• Vergaderruimtes
• Ruimtes en plekken voor informele ontmoeting

De methodiek leidt ook tot een inventarisatie van de wensen en ervaringen van managers, medewerkers of andere gebruikers van het gebouw. Dat garandeert naar de toekomst toe maximaal rendement van het investeren in onderzoek en ontwikkeling van nieuwe technologie.